Finanzplanung & Controlling
02.07.2024 | Lesedauer 5 Minuten | Fachartikel | Redaktion FamilyOffice.de

Controlling im Family Office: mit den richtigen Tools Transparenz schaffen

Controlling umfasst im Unternehmen wie auch im Family Office die Aufbereitung und Übermittlung von Zahlen, Budgetierungen und die Umsetzung von strategischen Maßnahmen. Ein kompetentes Family Office unterrichtet Sie regelmäßig über wichtige Vorgänge, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten. Mit einem transparenten Controlling sind Sie von überall in sämtliche Prozesse involviert.

Tschüß Excel-Tabelle, hallo Spezial-Software

Eine solche Transparenz bietet Ihnen die klassische Excel-Tabelle nicht. Dennoch greifen viele Vermögensträger und auch einige Family-Office-Dienstleister nach wie vor auf sie zurück. Anbieter, die auf der Höhe der Zeit arbeiten, haben jedoch spezialisierte Software-Lösungen im Einsatz, die sich an Finanzprofis richten. Diese ermöglichen es Vermögensinhabern, ohne Bedenken Verantwortung abzugeben, da sie jederzeit auf ihre Daten zugreifen können und somit involviert bleiben.

Was eine Vermögensübersicht in Excel nicht kann

Lohnt sich die Auslagerung der Vermögensverwaltung und des Controllings zu einem Family-Office-Dienstleister? Wenn es sich um ein erhebliches Vermögen handelt, das sich auf viele Assetklassen verteilt, lässt sich die Frage mit „ja“ beantworten. Denn dann wird das Controlling so komplex, dass es sich ohne spezielle Software und Maßnahmen kaum überblicken lässt. Mit gängiger Datenverarbeitung wie Excel kommen Sie dabei nicht weit.

Je größer das Vermögen, desto vielfältiger sind in der Regel auch die Assets, das Accounting und die Steuern, die bei der Vermögensverwaltung berücksichtigt werden müssen. Je umfangreicher das Vermögen, desto mehr Spalten und Daten müssen verwaltet werden, was zu Lasten der Übersichtlichkeit geht. Kurz gesagt: Excel kann bei der Verwaltung eines komplexen Vermögens schnell an seine Grenzen stoßen. Ein umfassendes Vermögensreporting, das alle relevanten Daten integriert und zugänglich macht, ist daher unerlässlich. Moderne technische Lösungen ermöglichen einen einfachen Zugriff auf Vermögensdaten von überall und bieten aktuelle Berichte, die weit über die Möglichkeiten einer Excel-Tabelle hinausgehen.

Wieso es sich lohnt, das Controlling aus der Hand zu geben

Können Sie solche Software nicht einfach selbst implementieren und jemanden für das Controlling beauftragen? Hier geht die Kosten-Nutzen-Rechnung in der Regel nicht auf, da die Nutzung solcher Lösungen sehr kostspielig ist und sich die Software nicht intuitiv bedienen lässt. Da der Markt groß und unüberschaubar ist, fällt auch die Orientierung schwer: Selbst für professionelle Family Officer ist es eine zeitintensive Aufgabe, immer auf dem aktuellen Stand zu sein.

Technische Lösungen und Schnittstellen

Keine Software kann automatisch alle Anforderungen an ein umfassendes Vermögenscontrolling erfüllen. Vielmehr müssen per Schnittstellen Banken und Vermögensverwalter angebunden werden, um einen Gesamtüberblick gewährleisten zu können. Wichtig für eine ganzheitlich transparente Vermögensverwaltung ist auch die Möglichkeit, illiquide Investments zu berücksichtigen.

Wissensvermittlung und Befähigung zu soliden Entscheidungen

Ein Family Office nimmt die Verwaltung Ihres Vermögens in die Hand und lässt Sie die Vermögensverwaltung gleichzeitig aktiv mitgestalten. Beim Controlling erhalten Sie durch ein aktuelles Monitoring jederzeit Einblick in die Entwicklung Ihres Vermögens. Dieser hohe Grad an Transparenz birgt jedoch auch Gefahren. So treffen viele Menschen in Ausnahmesituationen wie der Finanzkrise 2008 oder der Covid-Pandemie überhastete Fehlentscheidungen, indem sie beispielsweise Assets verkaufen oder ihre Anlagestrategie aufgeben. Ein Family-Office-Dienstleister kann die Monitoring-Daten richtig einordnen und Sie vor unüberlegten Handlungen schützen.