Privatsekretariat
Das Privatsekretariat ist eine zentrale organisatorische und administrative Funktion im Umfeld vermögender Privatpersonen, Unternehmerfamilien und Family Offices. Es unterstützt die Vermögensinhaber bei der strukturierten Abwicklung laufender privater, unternehmerischer und vermögensbezogener Angelegenheiten und sorgt für Kontinuität, Ordnung und Verlässlichkeit im Tagesgeschäft.
Aufgaben des Privatsekretariats
Im Fokus des Privatsekretariats stehen klassische Officesaufgaben: Korrespondenz, Dokumenten- und Vertragsmanagement sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Gesellschafter- oder Familienversammlungen und je nach Serviceumfang auch Termin- und Kalendersteuerung. Häufig fungiert das Privatsekretariat als zentrale Schnittstelle zu externen Beratern und Dienstleistern wie Banken, Steuerberatern, Rechtsanwälten, Vermögensverwaltern oder Immobilienverwaltern. Auch die Bündelung von Informationen, Fristenüberwachung und strukturierte Ablage sensibler Unterlagen gehören zu den Kernaufgaben.
Abgrenzung zum Concierge Service
Wichtig ist die klare Abgrenzung zum Concierge Service. Während ein Concierge Service vor allem service- und lifestyleorientierte Leistungen erbringt – etwa Restaurantreservierungen, Reiseorganisation, Eventorganisation, private Besorgungen oder individuelle Freizeitarrangements –, ist das Privatsekretariat funktional, prozessual und langfristig ausgerichtet. Es übernimmt keine punktuellen Komfortdienstleistungen, sondern ist dauerhaft in die organisatorischen Strukturen eingebunden und arbeitet eng mit dem Family Office oder der Vermögensverwaltung zusammen.
Schnittstelle zu weiteren Family-Office-Dienstleistungen
Im Family-Office-Kontext ist das Privatsekretariat häufig Teil der Governance- und Compliance-Struktur. Es unterstützt Reporting-Prozesse, Dokumentationspflichten und die Koordination interner Abläufe. Ein professionell geführtes Privatsekretariat zeichnet sich durch hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, organisatorische Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit aus. Es trägt maßgeblich dazu bei, Komplexität zu reduzieren, Entscheidungsprozesse vorzubereiten und die langfristige Handlungsfähigkeit von Familie und Family Office sicherzustellen.